Een afwezigheid in bookU Staffing is een harde blokkade op de beschikbaarheid van een medewerker. Planners registreren afwezigheden in Medewerkers planning, en een afwezigheid verhindert dat de medewerker wordt gematcht of toegewezen aan een shift die overlapt met de afwezigheidsperiode. Er is geen uitzondering mogelijk: een afwezigheid blokkeert altijd het matchen en plannen.
Planners kunnen afwezigheden aanmaken in Medewerkers planning. Afwezigheden kunnen ook via de API vanuit externe systemen worden aangeleverd. Planners kunnen extern aangemaakte afwezigheden niet bewerken of verwijderen, omdat extern aangemaakte afwezigheden alleen-lezen zijn.
Effect van een afwezigheid op de toewijzing van shifts in bookU Staffing
Een afwezigheid in bookU Staffing bepaalt rechtstreeks hoe een medewerker in de planning verschijnt:
Projectplanning en Alle shifts: medewerkers met een actieve afwezigheid verschijnen niet in de lijst met beschikbare medewerkers wanneer je een shift toewijst die overlapt met de afwezigheidsperiode.
Medewerkers planning: als je een shift aanmaakt voor een medewerker die op die datum al een afwezigheid heeft, toont de shift een conflict. De medewerker kan niet worden toegewezen aan een shift die overlapt met de afwezigheid.
Marketplace: medewerkers zien geen shifts die overlappen met hun afwezigheid, en aanmeldingen voor overlappende shifts worden geblokkeerd.
Een afwezigheid overlapt met een shift wanneer de twee periodes minstens 1 minuut gemeenschappelijk hebben. Een afwezigheid en een shift die enkel een grens delen, overlappen niet. Een afwezigheid die om 09:00 eindigt en een shift die om 09:00 begint, overlappen bijvoorbeeld niet.
Effect van een afwezigheid op uitnodigingen in bookU Staffing
Wanneer je een afwezigheid aanmaakt in bookU Staffing, vervallen alle openstaande uitnodigingen van de medewerker die overlappen met de afwezigheidsperiode automatisch. Wanneer de afwezigheid later wordt verwijderd, komt de medewerker weer in aanmerking voor nieuwe uitnodigingen.
Effect van een afwezigheid op uren in bookU Staffing
Wanneer je een waarde invoert in het veld Afgetrokken uren van een afwezigheid in bookU Staffing, trekt bookU Staffing die uren af van de uren onder Resterend van de medewerker. De medewerkerskaart in Medewerkers planning toont de afgetrokken afwezigheidsuren als een rood segment in de voortgangsbalk.
Afwezigheidstypes in bookU Staffing
Wanneer je een afwezigheid registreert in bookU Staffing, selecteer je een afwezigheidstype. De volgende afwezigheidstypes zijn beschikbaar:
Ziekteverlof
Vakantie
Overuren
Andere
Afwezigheidsperiode in bookU Staffing
Een afwezigheid in bookU Staffing kan één of meer dagen beslaan. Wanneer je een afwezigheid registreert, kun je de afwezigheid instellen als afwezigheid voor de hele dag, of kun je een begintijd en een eindtijd opgeven voor een deel van de dag. Medewerkers planning toont een afwezigheid als een rode balk over de volledige duur van de afwezigheidsperiode.